Vous pensez que productivité, efficacité, ultra working vont vous aider à gagner du temps ?". C’est faux. Ce sont des idées reçues qui nous assomment à longueur de journée et qui ne vous aideront pas à améliorer votre gestion du temps. Dans l'article d'aujourd'hui je vais vous expliquer pourquoi vous n'avez pas besoin d'être plus productif et pourquoi l’efficience est la clé pour apporter de la valeur à votre entreprise. 

Idées reçues sur la gestion du temps

« Pour mieux gérer mon temps, je dois être plus productif. »

La semaine dernière une connaissance mentionnait un blogueur reconnu sur la gestion du temps en me précisant qu'il est une sommité dans son domaine. Il est effectivement populaire sur le réseau du web entreprenariat Anglophone, tout le monde parle de lui car c'est la référence en matière d'efficacité pour pouvoir faire plus de choses dans sa journée, bref Le Monsieur Performance.

Pourtant après lecture de ses articles, j’ai pu faire le même constat habituel, toujours plus, toujours plus vite. On surfe sur le phénomène de "La société nous pousse à en faire plus, nous sommes obligés de suivre le mouvement et c’est normal.". Nous sommes devenus des êtres hyper connectés, il faut toujours en faire plus, il faut faire des to-do list et les suivre au quotidien pour être satisfait de sa journée en regardant le nombre de tâches que nous avons accomplies. Ajoutez à cela « Le temps c’est de l’argent. », sous-entendu si vous gagnez une heure de votre temps vous allez gagner plus d’argent. Un homme politique avait d'ailleurs repris le concept, « Travaillez plus pour gagner plus. », Vous vous en souvenez ? Si je vous fais gagner une heure dans votre journée de travail est-ce que votre revenu augmente ?

Lorsque l'on aborde la gestion du temps, ce type de raccourcis ouvre la porte à une infinité de formations, livres, blogs et d’accompagnements en entreprise pour cadres débordés : "Vous vous sentez dépassés ? C'est que vous n’en faites pas assez.". Pour aller plus loin, ces intervenants peuvent faire naître en vous un sentiment de culpabilité, en suggérant que vous n’êtes pas assez bon, que vous procrastinez, que vous n’avez pas la motivation nécessaire pour réussir et que si vous n’avez pas cette motivation, c’est uniquement parce que vous n’êtes pas amoureux de votre projet. Leur solution ? Retrouver la motivation bien sûr et vous expliquer comment arrêter de procrastiner. C'est parfait pour vendre, mais est-ce que cela aide vraiment les personnes ? Si je pousse quelqu’un à en faire toujours plus, à lui dire comment mieux s’épuiser dans ce qu’il n’a pas envie de faire, le réveil va être douloureux. Combien d’entrepreneurs sont au bord du burnout ? Combien baissent les bras parce qu’ils n’y arrivent pas ? Ces « Messieurs Performance » surfent sur la vague à tout prix et ils vous emmènent tout droit chez votre Psy pour votre prochain burnout.

« Pour être plus performant, je dois en faire toujours plus. »

Depuis votre plus tendre enfance on vous berce avec des stéréotypes du type :

• il faut bien travailler à l’école pour avoir un bon diplôme et trouver un bon job ;
• il faut travailler toute sa vie pour profiter d’une bonne retraite et faire ce que l'on veut ;
• il faut être propriétaire de sa résidence principale ;
• il faut faire du sport pour être beau et être mince pour trouver l’amour de ta vie ;
• il faut s'habiller à la mode sinon les autres pour ne pas être rejeté par la société.

Aujourd'hui voilà ce qu'on vous dit : "Pour être plus performant, il faut en faire plus et plus vite.". De nombreux clichés nous ont bercés et nous bercent encore. Face à eux, certains s'en sortent mieux que d’autres, pas nécessairement grâce à l’argent mais simplement parce qu’ils ont eu dans leur entourage (parents, famille, connaissances, amis, etc.) des personnes un peu rebelles, qui n’acceptaient pas de se faire dicter des règles.  Au contact de ces personnes, ils ont appris ou compris, qu’il ne fallait pas tout accepter.

Pour ceux qui n’ont pas eu cette chance, ils restent persuadés de ne pas au niveau et culpabilisent. La culpabilité est le meilleur moyen de vendre, suggérez à quelqu'un qu'il est coupable et proposez-lui une solution, achat garanti. Alors que nous sommes à une époque où l’on parle de plus en plus de quitter la Rat Race (course de rat), d'indépendance financière ou de la semaine de 4 heures, beaucoup d’influenceurs prônent qu'il faut travailler moins ou en tout cas de travailler mieux. Malgré tous les courants de pensées allant dans ce sens, un certain nombre de personnes continuent de vivre et de pousser vers la productivité et l’ultra working pour améliorer leur gestion du temps.

Même si vous souhaitez être plus performant parce que vous êtes chef d’entreprise et que vous souhaitez développer votre entreprise ou lancer un nouveau produit par exemple, le fait d’en faire plus ne va pas vous rendre plus productif et je vais vous expliquer pourquoi. Prenons l'exemple d'une formule 1. Vous avez beau avoir la voiture la plus rapide du monde, si vous voulez rouler sur un chemin de campagne, elle ne vous servira strictement à rien. La course à la productivité est à l’efficience, ce que la Formule 1 est à l’automobile. Comme le disait Peter Drucker : « Il n’y a rien de plus inutile que de faire avec efficacité quelque chose qui ne doit pas du tout être fait. ».

« Pour être plus efficace, je dois traiter de nombreuses tâches chaque jour. »

Plus vous êtes efficaces à traiter de nombreuses tâches chaque jour et moins vous êtes efficient. Ce constat est clair et sans appel, il a été depuis très longtemps prouvé et mis en pratique dans des entreprises à la pointe de l’efficience. Faisons un petit rappel sur l’efficience : l'efficience est un composant important de la mesure de la performance. C'est l'optimisation de la consommation des ressources utilisées dans la production d'un résultat. Elle se mesure à partir de rapports entre les résultats obtenus et les ressources utilisées. En conformité avec le modèle de Gilbert, il faut la distinguer de l'efficacité, qui vise à vérifier si les résultats obtenus sont en ligne avec les objectifs fixés, et de la pertinence, qui vise à procurer les moyens suffisants pour atteindre les objectifs fixés.

Pour faire simple, imaginons que votre patron vous demande de répondre à un appel d’offres très important pour l’entreprise et que vous devez absolument déposer le dossier dans 2 semaines. Vous connaissez votre objectif, il est simple et selon la difficulté de la tâche, vous allez mettre tous les moyens nécessaires pour la réaliser dans le délai imparti. Votre patron pourra dire de vous que vous avez été très efficace sur ce dossier, vous féliciter, voire vous offrir une promotion parce que vous avez fait ce qu’il fallait. Pour cette entreprise, c’est parfait. Mais qu’est-ce qui ferait la différence entre vous et un concurrent qui se porte financièrement mieux et qui remporte plus de projets que vous ? Lui a recherché l’efficience, pendant que vous mobilisiez 20 personnes pour traiter ce dossier, lui n’en a mobilisé que 10 ou même mieux il n’a pas répondu à cet appel d’offres.

J’ai travaillé pour une grande entreprise qui avait mis en place un système pour s’assurer de l’intérêt de répondre à des appels d’offres ou à des propositions commerciales. À l’époque je trouvais ce système complètement contre-productif car de manière régulière, l’équipe en charge de faire ce contrôle, ne m’autorisait pas à répondre, ce que je trouvais stupide car de mon point de vue, en ne faisant pas ces offres commerciales nous avions beaucoup moins de chances de gagner ces dossiers. Je me suis longtemps battu contre ce système car je ne le comprenais pas, malgré les explications de mes managers. Peut-être ne l’avaient-ils pas compris eux-mêmes et l’appliquaient simplement à la lettre, je ne le saurai jamais. En revanche, ce que je sais aujourd’hui c’est que ce modèle prônait l’efficience, c’est-à-dire qu’il mettait en adéquation le coût (nombre de ressources, temps, moyen) et le gain. Si l'entreprise imaginait tirer 30 % de marge brute sur ce projet mais que les moyens mis en œuvre pour le gagner faisaient baisser la marge brute en dessous d’un certain seuil, alors la rentabilité nette du projet serait nulle : c’est ça l’efficience.

L’importance de l’efficience pour réussir

Réussir son projet : l'efficience avant tout

Pour les chefs d’entreprise, web entrepreneurs, autoentrepreneurs, c’est l'une des clés de la réussite ou de l’échec de leur entreprise. Ce concept a été mis en application depuis très longtemps par des entreprises comme Toyota. Si vous êtes Web Entrepreneur et que vous décidez de lancer un nouveau produit à la vente, plusieurs choix s’offrent à vous. Le premier et le plus simple, serait de prendre un contact auprès d’une agence spécialisée dans la publicité, le web marketing et la communication. Avec un bon budget, ils feraient probablement des merveilles et encore que, mais si votre produit se vend 70 €, il va falloir rentabiliser ce coût avant de commencer à gagner de l’argent et retirer des bénéfices de ce business peut prendre du temps. Cet exemple est une caricature, mais un chef d’entreprise fera tout de suite le bon choix et adaptera son budget marketing au prix de son produit et à son entreprise. Cet exemple est parlant car on parle d’argent, mais le temps est bien plus compliqué à mesurer. Il est presque impossible de le mesurer de manière instinctive et pourtant voilà toute la différence entre quelqu’un qui gère son temps en pensant efficience et quelqu’un qui recherche la productivité à tout prix.

Quelqu'un qui recherche la productivité va focaliser son esprit sur les multiples tâches qu'elle a à réaliser, quitte à travailler plus longtemps. En réalité, cette personne n’est focalisée sur rien puisqu’elle veut tout faire. Au bout d’un moment, elle va s’apercevoir qu’elle ne peut pas rallonger ses journées indéfiniment et va donc chercher à réaliser ses tâches plus rapidement. Elle pourra probablement trouver de nombreux conseils pour mieux organiser son travail (créer ses propres macros, changer son clavier, programmer des touches spécifiques, changer de logiciel, etc.). Une fois cette optimisation faite, il lui sera peut-être possible de réaliser plus de tâches dans une journée (merveilleux), mais le lendemain, la charge de travail ne raccourcit pas les journées. Elle en fera plus que les semaines précédentes, mais elle n'aura pas gagné de temps. Cette personne a amélioré sa productivité, mais qu'en est-il de l'efficience ? Est-ce que cette personne a apporté plus de valeur à l’entreprise ? Non, même si c’est dur à entendre. Ce n’est pas parce qu'elle a réalisé plus de tâches dans sa journée, qu’elle a apporté plus de valeur à son entreprise et c’est encore plus vrai pour les entrepreneurs.

Pourquoi la productivité n'est pas synonyme d'efficience ?

La réponse est simple, la plupart du temps vous commencer par traiter l'urgent, mais l’urgent est rarement important. Par ailleurs, 20 % de vos activités génèrent 80 % de vos résultats (la loi de Pareto). Cela signifie que 80 % de vos activités sert les autres ou ne sert à pas grand-chose. C’est terrible mais c’est comme ça. Vous comprenez probablement mieux pourquoi l'efficience est la clé.

Le modèle d'une personne efficiente est le suivant : bien définir et comprendre les objectifs de son travail (qu’est-ce qui apporte de la valeur à l’entreprise). Une fois ces objectifs bien définis, gérer les priorités, c’est-à-dire faire UNIQUEMENT ce qui est important pour elle et ses objectifs, quant au reste, mieux vaut déléguer ou simplement savoir dire non. Très rapidement cette personne va gagner en visibilité dans son entreprise grâce à ses succès car elle aura été efficiente pour son entreprise et pour elle-même. Pourquoi ? Parce qu’elle aura focalisé son attention uniquement sur les tâches qu'elle a choisies. Peu de personnes sont capables de faire cela car elles sont obligées de dire non aux autres et c'est quelque chose de très difficile à faire quand on ne l’a jamais fait.

La clé d’une meilleure gestion du temps : le Lean Management

La définition du Lean Management est simple. Il s’agit d’une méthode créée par Toyota dans les années soixante-dix pour améliorer la performance des employés tout en évitant le gaspillage. Pour cela, elle se concentre uniquement sur la qualité, le délai, la productivité et le coût dans le but d’améliorer la satisfaction client.

Prenons un exemple pour un web entrepreneur, M. O souhaite lancer son entreprise sur internet pour vendre un super produit qu’il n’a trouvé nulle part à acheter quand il en a eu besoin. Il fait une étude de marché pour savoir si ce produit est recherché et combien il serait susceptible d’en vendre. Après étude et des résultats positifs, il commence à créer son site web, à mettre en place son système de paiement. Il contracte un contrat pour accepter le paiement en ligne sécurisé via Carte Bancaire avec sa banque, il entre en relation avec un fournisseur, commande son stock et après plusieurs mois de dure labeur, son site est en ligne. Il commence à faire de la publicité, à mettre en place le système marketing et tout ce qui va avec pour attirer du trafic sur son site. Cette démarche est à peu près standard et pourtant M. O n’est absolument pas efficient.

De son côté, M. B va adopter une démarche de la méthode LEAN, c’est-à-dire qu’en 2 semaines, il va mettre en place un système de vente très simplifié (sans moyen de paiement, sans stock), juste une vitrine de test. Il va faire le peu de publicité nécessaire pour faire venir quelques personnes sur son site et il va observer le comportement des clients, ce qu'ils achètent, pourquoi, le taux de conversion etc. Il saura très rapidement si c’est intéressant d’investir plus de temps et d’argent ou s’il n‘y a aucun intérêt. S’il décide de poursuivre, il pourra contacter les personnes qui ont essayé d’acheter pour avoir plus d’information sur ce qui les a motivé à acheter et ce qu’il pourrait améliorer. Très rapidement il va lancer son site de vente, beaucoup plus rapidement que M. O, et comme il sait déjà ce dont ses clients ont besoin, il va très rapidement gagner de l’argent. Cela laissera le temps pour le développement de son site et de tout ce qui lui manque. En réalité, il aura réalisé 20 % du travail, ce qui est très suffisant pour vendre, et fera produire par d’autres le 80 % de ce qui reste à faire. N’oublions pas qu’il a déjà reçu de précieuses informations de la part de ses futurs clients et donc il ne fera développer que l’essentiel, uniquement ce qui est important pour ses clients.

Si je devais résumer en une phrase l’ensemble des points que nous venons d’aborder ensemble, voici le conseil que je vous donnerais : si vous améliorez votre efficience, vous améliorerez votre performance et donc votre productivité. Car tout cela va bien de paire. Inutile de dépenser des fortunes dans des formations de Lean Management, le principe est simple, retenez simplement « qualité, coût, délai, productivité ». Pour aller plus loin et si cette méthode vous intéresse, je vous invite à écouter ce Podcast d’un web entrepreneur qui a mis en application cette méthode.